Kegiatan administrasi perkantoran termasuk didalamnya pengelolaan surat menyurat secara manual telah berlangsung lama. Sistem pengelolaan surat menyurat secara manual ini masih banyak digunakan baik oleh institusi pemerintahan maupun swasta. Bagi institusi besar seperti Sekretariat Dewan, migrasi dari pengelolaaan secara manual ke sistem persuratan secara eleketronik agaknya menjadi pilihan yang bijak.
Dalam rutinitas kegiatannya, terkadang sekretariat dewan kerap mendapatkan pengalaman yang tidak mengenakan didalam pengelolaan surat menyurat. Misalnya saja, karena pengelolaan kearsipan surat yang tidak baik, kerapkali kesulitan mendapatkan arsip surat yang telah “berumur”. Tentu saja untuk mendapatkan arsip surat tersebut membutuhkan waktu dalam mencarinya. Ini berarti efektifitas dan efisiensi dalam pencarian surat yang dibutuhkan menjadi catatan tersendiri bagi sekretaris dewan.
Pengalaman tersebut dapat dimaklumi. Pasalnya, Sekretariat Dewan atau Sekwan merupakan instansi besar dan paling komplek, baik dari sisi banyaknya kegiatan administrasi, besarnya volume data, besarnya tanggung jawab yang diemban serta aktifitasnya yang cukup dinamis. Guna menunjang kegiatannya, Sekwan perlu memanfaatkan teknologi komputer untuk memperlancar dan mempercepat aktifitas, memudahkan pengawasan, efisiensi tempat dan keamanan data.
Bila kegiatan administrasi perkantoran di Sekwan tidak terkomputerisasi dan tidak terintegrasi, maka banyak kendala yang dialami, diantaranya: 1) pekerjaan menjadi lambat, 2) banyak informasi yang hilang atau tidak tersimpan, 3) terjadi agenda kegiatan yang bersamaan atau overlapping 4) Satu pekerjaan dikerjakan oleh banyak pegawai atau sebaliknya, 5) besarnya jumlah organisasi yang dibutuhkan, serta 6) banyak dokumen yang harus dicetak.
--------
Konsultan IT K-NU Technology
tulisan telah dipublikasi di majalah Mimbar ASDEKSI*, Vol. 1, No. 5, November 2008- Januari 2009
*ASDEKSI (Assosiasi Sekretaris DPRD Kabupaten/Kota Seluruh Indonesia)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar